辦一場活動,也該有追求完美的覺悟 <憲福私房塾花蓮場籌備後記>

後山在成長 後山在門諾
連竟堯
Written by 連竟堯
其實早該寫完這篇文章
 
特別是在大家熱烈討論某篇心得後
 
我更有責任該好好寫些東西
 
但看到李河泉老師很有智慧的論述後
 
我決定將這篇文章改個方向
 
將這場活動的籌備過程儘可能的完整呈現
 
包括我內心無數的OS
 
除了讓自己未來在辦活動時能再自我檢視
 
也提供給辦類似活動的朋友一個參考
 
如果要給自己辦這場活動的自我滿意度打個分數

我大概會給自己一個勉強及格的65

 
許多活動中未盡完善的地方都會詳列在下面
 
籌備階段
 
這個活動公告的時間太晚了!!
 
我在六月中才剛完成一個醫院超大型系列活動
 
忙完才驚覺好像太晚才把活動公告了
 
觀察了許多活動的公告日期與報名狀況

我覺得最佳的活動公告時間應該是8週前

 
最晚也不要超過6週
 
不過我是到剩下4週時才把活動公告出來
 
這可能會有什麼影響呢?
 
像是許多在醫院工作的人都會在一個月前排班
 
很有可能就會因為無法調班而錯過參加的機會
 
另外因福哥憲哥是有全臺灣號召力的超級講師
 
對於外縣市要來參加的人來說
 
過夜甚至安排成三天兩日遊都是可能的
 
但太晚公告加上又是在暑假的檔期
 
安排住宿的選擇上就會受限
 
定價與報名平台
 
定價350元其實對福哥憲哥真的很不好意思
 
雖然是公益場
 
但是我長期在觀察花蓮的各種活動
 
對於花蓮人花錢聽演講真的沒有太大的信心
 
但是這樣空前的講師組合
 
透過收費來確保位置不被浪費是很必要的
 
想了很久在與福哥憲哥討論後才訂下350這個價格

因為我比較習慣用KKTIX的平台

 
所以就運用了KKTIX做為活動的報名服務
 
KKTIX有提供單場收費活動的方案(800元)
 
另外每筆費用要另收6%的手續費
 
好處是後台可以很容易匯出參加者名單
 
也能很容易的發出提醒信及參加通知
 
不過我當時在報名資訊中未加入退票的機制
 
這在後來面對颱風狀況時就產生一些問題
 
另外KKTIX的單場活動方案要在活動後五天才能請款
 
這也會在活動後的行政作業上產生一些限制
 
報名狀況與宣傳
 
這場活動的場地有400個位置
 
當初設定100個名額保留給門諾人
 
另外300個開放報名
 
當活動在臉書公告後第一時間很快就破百了
 
然候每天都有新增的報名穩定成長
 
因此我就沒有考慮透過海報與地方報的平台宣傳
 
然而我忽略了花蓮的特色-颱風多及火車票超難訂
 
雖然我在火車票開放訂票前有用信件提醒
 
但還是有一些外縣市要參加的人訂不到票
 
而活動當週的颱風三連發更是讓我傻眼
 
因為颱風與火車票訂不到取消報名的人數就將近30位
 
在活動前夕也很難再即時的去進行宣傳或動員
 
所以應該400人爆滿的現場最後的人數330位
 
另外還有一個比較特殊的因素
 
花蓮市是少數臺灣教會比廟宇多的地方
 
許多人因為禮拜天早上要聚會或在教會有服事

所以也無法報名參加活動

 
回過頭來看
 
如果活動公告後就直接安排平面媒體與廣播的宣傳
 
加上透過海報在各書局及院內等場域張貼
 
應開可以在活動公告兩週內額滿
 
面對後來種種的突發因素也才更有調整的空間
 
我當時真的想的不夠周全
 
也太高估我動員花蓮朋友參加收費活動的能量
 
這真的是非常寶貴的經驗
 
註:現場非門諾人的報名者中,外縣市佔2/3 花蓮僅1/3
 
難訂到可思議的車票
 
除了發信通知所有參加者要在兩週前訂票
 
我自己當然是守在電腦前
 
等12點一過就開始搶票的任務
 
我很確定我在20秒內就按下訂票
 
但網站上仍無情的出現”已無坐位”
 
第一時間多試了幾次就知道無解了
 
立馬進行B計畫,到台鐵會員系統進行票務媒合
 
當一週過去依然沒消息
 
我就知道一定要採取C計畫了
 
我透過了交通部.台鐵.旅行社與立委
 
各種想像得到的途徑都試了
 
結論是……一張我需要的票都沒有 = = 
 
最後在快絕望時
 
終於找到明燈…
 
在朋友引薦下
 
從傳說中的X品店手中加價2成買到了車票
(不用懷疑,車票真的都在他們手上)
 
拿到後直奔郵局用快捷將車票送到憲哥手中
 
當我鬆了一大口氣時
 
每天照三餐看氣象預報的我發現很不妙的徵兆
 
很難預測的颱風走向
 
很可能讓原訂的火車班次停駛
 
結果禮拜五中午一看果然一語成懺
 
晚上五點後的火車停駛……….

當場午餐也不吃了

 
開始瘋狂連點的嘗試訂禮拜六早上的車票
 
想當然爾其實是一張票都不剩了
 
但我唯一能做的就是不斷嘗試了
 
就在連點了一個小時後
 
奇蹟發生了
 
網站上出現了訂票成功的訊息
 
二話不說馬上在妹妹的協助下
 
請中壢的朋友在超商取票後送到憲哥家
 
關於車票的問題能怎麼在未來的活動時做得更好
 
坦白說…這個我目前真的無解 > <
 
場地設備
 
這次活動是在門諾的薄柔纜禮拜堂舉辦
 
這個場地對我來說再熟悉不過了
 
加上今年場地的主單槍剛換新 
 
流明與解析度都很理想
 
麥克風與音控系統也有更新
 
所以我對場地的狀況是很有保握的
 
但即便如此我在活動當週與前一天
 
仍到現場測試了兩次
 
除了原有的電腦單槍模式
 
我也預設了憲哥福哥使用自己電腦的狀況
 
所以也帶了一般筆電及我的MacPro去做外接測試
 
甚至為求保險我還跟資訊部門確認
 
知道簡報筆接受器安裝在那一塊天花板上面
 
以便如果簡報筆臨時出狀況時能直接換一支
 
為了讓講私塾的主題畫面在活動中持續呈現
 
我也另借了單槍將憲福私房塾的圖示投影在次螢幕
 
看起來應該不會有任何的問題了
 
But……人生最重要的就是這個But
 
第一個But是次螢幕那個單槍的投影真的是太暗了
 
在燈光全亮的情況下很明顯的就效果不佳
 
過去我使用次螢幕的經驗都是藝文活動時
 
大部份的藝文活動都不會以燈光全開的方式進行
 
因此我忽略了次螢幕投影機不佳的問題
 
第二個But則是在中場時
 
福哥的mac不知為何就是切不出畫面在螢幕上
 
試了又試就是切不過去
 
下半場又即將開始
 
當機立斷下我將mac帶到中控室
 
將原本中控室電腦的音源與投影線都改接到mac上
 
在3分鐘內完成這個危機應變
 
上述場地的狀況
 
也正是近日大家熱列討論的心得中談到的現場所見
 
這當中我學習到關於場地與設備的兩個重要經驗
 
1.若沒有最好的設備,寧可不要畫蛇添足
 
2.即便做過最妥善的測試,仍要做好可能發生突發狀況的準備
   當狀況發生時,你對場地與設備是否夠熟悉,你有沒有能力做
   最即時的應變?
一波三折的書
 
憲哥與福哥來演講
 
安排他們的著作
 
讓參與者在會後能買上購買是基本的安排
 
為求慎重我也在活動一週前就親自到書局走了一趟
 
當面跟工作人員說明活動細節與時間
 
想不到在禮拜五晚上接到書局的電話
 
原來他們漏訂了憲哥福哥的書
 
書店現有的庫存都只有各一本而已
 
當天又剛好是北臺灣全部放颱風假
 
所以出版社業務與出貨倉庫的人都聯絡不上
 
當下除了傻眼外我腦中馬上浮現了各種應變可能
 
我想到透過各大網路書店下訂
 
結果發現因為颱風的關係不保證能在禮拜天一早送到花蓮
 
然候也打去花蓮各書局問庫存的量
 
結果也如預期的無法提供所需的數量
 
立馬又透過大量人際網絡要想辦法聯絡到出版社
 
甚至我還在臉書上私訊給城邦集團何社長求助
 
(真的是邊寫私訊邊發抖….不過何社長回覆很親切 ^^)
 
後來拿到了出版社桃園倉庫主管的聯絡方式
 
書局那邊剛好也聯絡上合作的業務
 
終於在禮拜五晚上十點確定書能在禮拜天早上出現
 
活動當天除了有憲哥七本暢銷書各10本外
 
另外福哥的上台的技術也準備了30本
 
結果中場休息時這100本書銷售一空
 
我跟書局的工作人員當場傻眼
 
後來很多還想買書的朋友就只能跟他們說抱歉
 
未來再辦這樣的活動時
 
除了要在3~4天前再一次與書局確認外
 
透過報名系統先讓參與者預訂書籍
 
或許也可讓書局準備比較合適的數量
還有什麼?
 
當天我將薄柔纜禮拜堂旁的兩個會議室全開
 
一個當簽書會場地 
 
一個當孩子看卡通與休息的空間
 
之前以會有這樣的安排
 
主要是跟我參加過的活動觀察到的經驗有關
 
有些活動會準備專門簽書的桌椅
 
因此講者會簽的很從容
 
若沒有預備的話往往會看到講者被不斷干擾
 
同時簽書的速度也會受影響
 
孩子卡通專用空間則是因為在報名過程
 
有收到幾位參加者詢問帶孩子的問題
 
我設身處地想了自己過去帶孩子參加活動的經驗
 
若是有個獨立且播放卡通的場地
 
應該可以給這些帶孩子來的參加者一個緩衝的空間
 
另外當天由洄瀾署道贊助的名產則是小小的心意
 
希望許多遠道而來的朋友
 
能感受門諾與花蓮的感謝與熱情
 
在簽書會時我也從福哥的貼心又學了一招
 
就是簽書會現場也應該播放音樂
 
讓簽書過程變得更清鬆與活潑
 
再一次的由衷感謝
 
其實以憲哥與福哥的經歷
 
他們認識太多優秀且影響力極大的人
 
相較之下我真的只是個很一般的小人物
 
然而福哥與憲哥不但分別來到門諾兩次
 
而且將最特別的首次同場演講就獻給了門諾
 
這樣的成全與無私的給予
 
我銘記在心  
 
終身難忘
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

迴響

  1. 這是很棒的分享。
    從文章中可以看見一個主辦為了活動的成功所做的各種努力,為了減少意外,所做的各種安排,對於想要辦理活動的朋友,是一篇很棒的分享文。